Apa Itu Stock Opname dan Tips Sederhana Pengelolaan Usaha Dagang bagi Pemula

Cerita Teknologi 21 Jul 2020, By Teman Dagang
Apa Itu Stock Opname dan Tips Sederhana Pengelolaan Usaha Dagang bagi Pemula Stock opname adalah salah satu hal penting dalam mengelola usaha (Sleekr HR)

Banyak istilah dalam dunia bisnis yang mungkin tak semua diketahui oleh pedagang, seperti stock opname. Padahal, stock opname merupakan faktor terpenting dalam suksesnya sebuah usaha, baik konvensional maupun online.

Jika didefinisikan, stock opname adalah suatu kegiatan menghitung persediaan fisik (barang dagang) atau stok yang berada di dalam toko atau gudang. Kegiatan ini bertujuan untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan usaha, besar maupun kecil. Hal ini merupakan salah satu fungsi untuk sistem pengendalian intern (SPI). Kegiatan ini dapat membantu Anda mengetahui keadaan yang terjadi antara catatan pembukuan dan persediaan fisik yang ada. 

Di perusahaan-perusahaan besar, stock opname biasanya dilakukan pada akhir tahun. Tapi ada pula yang menerapkan sistem berskala, melakukan stock opname setiap tiga atau empat bulan sekali. Tentu saja, hal ini dipengaruhi oleh tingkat kepentingan serta kemampuan stock opname. Semakin banyak barang, maka jarak waktu stock opname pun akan semakin lama.

Biasanya, setiap perusahaan melakukan proses stock opname seminggu sebelumnya. Jika kamu memiliki usaha, coba pelajari cara perusahaan melakukan stock opname berikut:

Tahap Awal

Pada tahap awal, hal-hal yang biasa dilakukan adalah:

  1. Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan tag/stiker yang digunakan untuk memberi tanda stok yang telah dihitung nantinya pada saat stock opname.
  2. Menginstruksikan orang gudang untuk merapikan stok dengan menatanya sesuai kode dan jenis barang, sehingga pada saat melakukan stock opname tidak terjadi kerancuan karena masalah lokasi barang yang tidak beraturan.
  1. Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi stok gudang dengan barcode yang sesuai dengan program. Jadi setiap barang yang ada di gudang harus dilengkapi dengan kode barang, ini untuk memudahkan tim penghitung pada saat dilakukannya proses stock opname.
  2. Menginstruksikan bagian gudang untuk menyiapkan stiker dengan tulisan “TIDAK DIHITUNG”. Stiker ini nantinya digunakan untuk barang-barang yang tidak perlu dihitung pada saat dilakukannya stock opname. Barang-barang yang tidak perlu dihitung ini antara lain:
    1. Barang/stok yang masuk selama proses stock opname, atau yang masuk setelah tanggal cut off stock opname.
    2. Barang yang bersifat titipan dari pihak lain atau yang sering disebut konsinyasi. Barang ini tidak perlu dihitung karena tidak boleh diakui sebagai stok.
    3. Barang rusak yang sudah tidak bisa diretur dan yang nilainya disepakati untuk dihapus. Barang seperti ini sebaiknya juga disendirikan penyimpanannya di dalam gudang.

Tahap Persiapan

Selanjutnya, tahapan ini merupakan proses menjelang hari H. Perusahaan akan melakukan hal-hal berikut: 

  1. Memanggil semua tim untuk melakukan briefing terkait pelaksanaan stock opname. Di sini perlu dijelaskan mengenai tugas masing-masing orang yang akan terlibat dalam proses stock opname. 
  2. Menginstruksikan bagian gudang untuk melengkapi inputan terkait mutasi barang sampai dengan jam tutup operasional pada H-1.
  3. Menginstruksikan bagian gudang untuk menghentikan mutasi barang terhitung sejak tutupnya jam operasional sampai dengan selesainya proses stock opname.

Tahap Stock Opname

Tahap ini adalah hari stock opname dilakukan. Hal yang harus dilakukan pada langkah ini adalah:

  1. Memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait stok sudah terinput semua ke program.
  2. Setelah semua stok sudah terinput ke program, print semua stok dari program sebagai pedoman stok. Hasil print ini kemudian dibagikan kepada bagian accounting di masing-masing tim stock opname. Usahakan yang menerima hasil print bukanlah orang gudang, karena orang gudang tidak boleh tahu stok versi program pada saat melakukan penghitungan. 
  3. Proses stock opname mulai berjalan, setiap stok yang sudah dihitung diberi tag/stiker agar tidak terjadi double penghitungan.
  4. Setiap lembar stok yang telah penuh diisi dengan hasil opname diserahkan ke bagian tim input untuk mulai disalin ke excel terlebih dahulu. Format excel yang digunakan ini harus bisa menunjukkan perbandingan stok versi program dengan hasil stock opname, sehingga bisa diketahui stok mana saja yang terjadi selisih.
  5. Setelah proses stock opname selesai, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah melakukan pengecekan ulang atas stok yang selisih. Apakah terjadi salah hitung atau memang terjadi selisih atas stok.

Jika semua proses sudah selesai, maka hasil stock opname tersebut diserahkan ke bagian accounting untuk dilakukan adjustment stock atau penyesuaian persediaan ke program.

Alasan Setiap Pelaku Usaha Harus Stock Opname

Bercermin dari kegiatan stock opname yang dilakukan perusahaan-perusahaan besar, pelaku usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) ternyata juga perlu mengaplikasikannya. Pasalnya, kegiatan tersebut dapat membantu Anda mengetahui jumlah barang dagang yang tersedia. Kenapa perlu mengetahui?

Jika Anda tidak melakukan pengecekan barang dagang secara berkala, bisa saja terjadi kerusakan. Tentu saja, barang yang telah rusak tidak dapat dijual. Itu berarti Anda telah mengalami kerugian untuk setiap kerusakan.

Untuk itu, mulailah mendisiplinkan usaha dengan menerapkan kegiatan stock opname. Anda akan dengan mudah mengontrol barang dagang. Apakah jumlahnya sama atau berbeda dengan catatan yang telah Anda buat. Andai saja menemukan barang dagang lebih banyak dari yang telah Anda tulis, cobalah lakukan pengecekan sekali lagi. Bisa saja terjadi kesalahan hitung atau transaksi yang belum dicatat.

Kasus lainnya, jika Anda mengalami kekurangan, ada dua cara yang bisa Anda lakukan, yaitu membuat jurnal atau mengganti barang sesuai jumlah kekurangan.

Kekeliruan terbesar pelaku usaha adalah menyepelekan kegiatan stock opname ini. Padahal, manfaat stock opname bukan hanya sebatas mencatat jumlah barang dagang. Banyak manfaat lain yang bisa diperoleh pelaku usaha jika melakukan kegiatan stock opname, di antaranya:

  1. Meminimalisir penyimpangan terhadap barang dagang, kekurangan dan kelebihan
  2. Sebagai instrumen tindak lanjut secara cepat jika terjadi kehilangan barang dagang sehingga tidak terjadi kekosongan stok
  3. Sebagai analisis tahun-tahun sebelumnya
  4. Mengetahui arus masuk dan keluar barang dengan pasti
  5. Mengetahui kondisi barang dagang di gudang

Tips Sederhana Pengelolaan Stock Opname bagi Pemula

Pelaku UMKM mungkin beranggapan untuk melakukan kegiatan stock opname haruslah memiliki gudang yang besar dengan kapasitas pemuatan barang dagang yang banyak. Padahal tidak demikian. Anda hanya harus memiliki tempat penyimpanan sesuai dengan kebutuhan usaha Anda. Jika tidak mampu memiliki sebuah ruangan khusus, Anda bisa memanfaatkan rak atau etalase dan kardus sebagai tempat penyimpanan. Tempat penyimpanan ini diperlukan untuk menyimpan barang dagang agar mudah dikelola atau diatur.

Berikut tips sederhana mengelola stok yang harus Anda ketahui

1. Cek barang dagang sebelum disimpan

Sebelum melakukan penyimpanan barang dagang, lakukanlah pengecekan terhadap kualitas barang dagang Anda. Untuk lebih mudahnya, Anda dapat memberikan kode barang untuk setiap stok. Hal ini dimaksud untuk memudahkan Anda mengetahui jenis barang tersebut masih ada pada tumpukan stok.

Selain itu, dengan adanya kode barang, Anda dapat dengan mudah menjual barang dagang kepada konsumen. Sebagai contoh, ketika konsumen meminta barang dengan kode AZ, Anda dengan mudah menemukannya.

2. Pisahkan stok baru dengan yang lama

Hal yang mungkin sering diabaikan pelaku usaha adalah memisahkan stok baru dengan yang lama. Padahal, pemisahan ini sangatlah penting. Jangan pernah mencampurkan antara stok baru dengan yang lama. Jika dilakukan, maka akan membuat Anda bingung ketika melakukan pencatatan dan pengecekkan stok barang yang disimpan.

Beda hal jika Anda telah memisahkan stok baru dengan yang lama. Anda akan lebih mudah melakukan pengecekkan barang dagang untuk diganti atau dipesan kembali.

3. Melakukan pencatatan rutin

Aktivitas pencatatan persediaan ketika ada barang dagang yang masuk, pindah tempat, dan barang keluar adalah penting dilakukan secara rutin. Sehingga kehadiran stock opname, benar-benar dapat membantu Anda melakukan hal tersebut.

Mulailah membuat perhitungan fisik barang dagangan dan persediaan yang dimiliki. Hasil dari perhitungan tersebut dapat dibandingkan dengan jumlah yang ada di dalam catatan persediaan usaha Anda.

4. Gunakan bantuan teknologi digital

Menjadi pedagang di era digital ini sudah sangat mudah. Bagaimana tidak, segala pencatatan dan pengelolaan usaha bisa dilakukan hanya dengan mendownload atau memiliki satu aplikasi. Sehingga aktivitas pengelolaan persediaan atau stok barang pun tidak lagi dilakukan secara manual.

Hanya saja, sebagai catatan, pilihlah aplikasi-aplikasi atau software yang sesuai dengan usaha Anda. Sebab, setiap aplikasi memiliki fitur yang berbeda-beda. Jika bisa, pilihlah aplikasi yang dapat melakukan import dan eksport data. Pastikan pula aplikasi tersebut mudah digunakan dan memiliki tampilan user-friendly agar tidak membingungkan Anda saat menggunakannya.

Salah satu aplikasi yang laris manis di kalangan pelaku usaha adalah Youtap milik Youtap Indonesia. Aplikasi ini dapat didownload pada smartphone Anda.

Youtap adalah solusi digital untuk usaha Anda yang sedang berkembang. Dengan satu aplikasi, Anda dapat mengelola stok barang dagang dengan mudah dan tertata. Kelebihan lainnya adalah Youtap mengirimkan data keuntungan setiap hari melalui email Anda. Dengan begitu, pengelolaan stok dan keuangan usaha menjadi lebih baik.

Itulah informasi mengenai stock opname dan seberapa perlu Anda menerapkannya dalam usaha. Untuk informasi lainnya, silakan baca artikel temandagang.id setiap hari.

undefined

Teman Dagang

Berbagi cerita dan inspirasi seputar usaha